Medya takip şartnamesi nasıl yazılır? İhale için madde listesi

Medya takip şartnamesi, bir kurumun medya izleme hizmeti alırken yüklenicinin teknik ve idari yükümlülüklerini yazdığı ihale belgesidir. Belirsiz yazılmış bir şartname eksik kapsama, geç gelen uyarıya ve karşılaştırılamayan tekliflere yol açar. Bu yazı şartnamede bulunması gereken maddeleri, bir uyum tablosunu ve en sık yapılan eksikleri verir.

Şartnamede hangi maddeler yer almalıdır?

Her madde ölçülebilir olmalıdır. "Hızlı", "kapsamlı", "kaliteli" gibi sözler teklifleri karşılaştırılamaz kılar. Aşağıdaki dokuz madde asgari çerçevedir.

• Kaynak türleri ve il kapsamı: ulusal basın, 81 ilin yerel basını, haber siteleri, TV, radyo, basılı gazete ve sosyal ağlar tek tek listelenmelidir. Yerel basını yazmazsanız teklif vermeyen ya da vermek zorunda olmayan yüklenici onu atlar.
• Takip listesi yönetimi: kurum adı, bağlı birimler, yöneticiler ve konu başlıkları tanımlanmalı; sözleşme süresince takip ekleme ve çıkarma hakkı kurumda kalmalıdır.
• Uyarı süresi ve kanalı: kritik bir haberin bulunmasından uyarının size ulaşmasına kadar geçecek en uzun süreyi dakika cinsinden yazın. Saat cinsinden yazılan süre kriz anında işe yaramaz. Kanalı da belirtin: WhatsApp, Telegram, e-posta.
• Bülten saati: günlük bültenin her sabah en geç hangi saatte teslim edileceğini yazın. Yönetim güne hazırlıklı başlayacaksa bülten 07:00 gibi sabahın erken saatinde elde olmalıdır.
• TV ve radyo kesiti: adınızın geçtiği cümleyi içeren ±60 saniyelik ses ve görüntü parçasının teslimini isteyin. Tüm bülten kaydını teslim etmek kesit sayılmaz.
• Gazete kesiti: sabah baskılarının optik karakter tanımayla okunmasını, haberin bulunduğu sayfa parçasının ve işaretli paragrafın teslim edilmesini yazın.
• Kopya haber kuralı: aynı metnin onlarca sitede yayımlanması durumunda kopyaların tek haberde birleştirileceğini şart koşun. Aksi halde rapor şişer.
• Rapor: aylık PDF raporun içeriğini ve teslim tarihini yazın: haber sayısı, kaynak dağılımı, öne çıkan haberler.
• Veri, arşiv ve KVKK: veri mülkiyetinin kurumda olduğunu, sözleşme bitiminde dışa aktarım yapılacağını ve arşivde aranabilir saklama süresini yazın. KVKK, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'dur; yüklenicinin verileri nerede işlediğini ve yurt dışına aktarıp aktarmadığını açıkça sorun.

Teslim biçimini de belirleyin: web paneli, çok kullanıcılı erişim ve veriyi dışa aktarma (Excel ya da JSON). Mobilde okuma ihtiyacınız varsa onu da yazın.

Teknik uyum tablosu nasıl kurulur?

Uyum tablosu, her teklif verenin aynı soruya cevap vermesini sağlar. Heyet tabloyu satır satır doldurup puanlayabilir. Her satırda üç şey olmalıdır: istenen asgari düzey, doğrulama yöntemi ve teslim biçimi.

Tabloda "kurumun belirleyeceği süre" gibi boş ifadeler bırakmayın. Uyarı süresi için makul bir değeri siz karar verip yazın; ama yazdığınız süre dakika olsun. Teklif verenden kendi güvence süresini yazılı beyan etmesini isteyin ve ölçülebilir bir denemeyle sınayın.

Şartnamelerde en sık hangi eksikler görülür?

Beş eksik öne çıkar.

1. Yerel basın yazılmaz. Yalnızca ulusal medya yazılırsa yereldeki risk merkeze geç ulaşır.
2. Kopya haber kuralı konmaz. Takip listesi şişer, rapor yanıltıcı olur.
3. Süre net yazılmaz. "Hızlı uyarı" denir, kaç dakika olduğu yazılmaz. Teslim saati belirsiz kalır.
4. Kesit tanımlanmaz. Tüm yayın kaydı verilir; ekip adınızın geçtiği anı aramak için vakit kaybeder.
5. Veri mülkiyeti unutulur. Yüklenici değişince geçmiş arşiv silinir ya da ek ücret istenir.

Bir kamu kurumu düşünün. Şartnameye yalnızca "ulusal ve yerel basın izlenecektir" yazılmış. Hangi illerin ve hangi kaynakların izleneceği yazılmadığı için yüklenici ilçe gazetelerini kapsam dışı sayıyor. Şikâyet ilçe basınında çıkıyor ve kurum öğrenmiyor. Bir madde, bu sorunu baştan çözerdi.

Teklifler nasıl karşılaştırılır?

Teklifleri fiyata bakmadan önce uyum tablosuna göre eleyin. Tabloyu karşılamayan teklif, ucuz olsa da belge dışıdır. Karşılayanlar arasında iki ek soru sorun.

• Deneme olanağı var mı? Aylık sözleşme ya da ücretsiz deneme, hizmeti taahhüt vermeden görmenizi sağlar.
• Fiyat açık mı? Birim fiyatın ve KDV'nin açıkça yazıldığı bir teklif karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Kamu alımlarında kurumunuzun kendi mevzuatı ve ihale yöntemi geçerlidir. Bu yazı yalnızca içerik önerir, mevzuat yerine geçmez. Alıma özgü kısmı ihale birimiyle birlikte kesinleştirin. Kamu kurumları için çalışma biçimi Kamu kurumları için sayfasında, temel izleme adımları ise Basın takibi nasıl yapılır? Adım adım yazısında anlatılır.

Sözleşme sürecinde hizmet nasıl doğrulanır?

Şartname yazmak yarı iştir; teslim edilen hizmeti sınamak da gerekir. Teslimden önce kısa bir deneme dönemi isteyin. Bu dönemde kendi adınızı ve bir rakibinizi takibe alın, gelen uyarının saatini kaynağın yayın saatiyle karşılaştırın. Kesitin gerçekten adınızın geçtiği cümleyi içerip içermediğine bakın. Bülten saatini birkaç gün üst üste kaydedin.

Ayrıca sözleşmeye yaptırım maddesi ekleyin. Uyarı süresi tekrar tekrar aşılırsa ne olacağını, kesit ya da bülten eksik gelirse hangi bedelin düşeceğini yazın.

MTS'de nasıl çalışır?

MTS (Medya Takip Sistemi) bu maddelerin çoğuna doğrudan karşılık verir: haber siteleri, 81 ilin yerel basını, sabah gazeteleri (gazete adı, sayfa, haber küpürü ve kısa alıntı) ve sosyal ağlar izlenir; dakikalar içinde uyarı, 07:00 bülteni ve aylık PDF rapor sistemin parçasıdır. TV ve radyo takibi ek hizmettir; teklifle eklenir. Veriniz Türkiye'deki sunucumuzda tutulur, Excel ya da JSON olarak indirebilirsiniz; sınıflandırma kendi modellerimizdir. Alımdan önce hizmeti 3 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kart istenmez. Başlamak için Son 7 günü göster düğmesini kullanın.