Basın takibi nasıl yapılır? Adım adım

Basın takibi, kurumunuzun, yöneticilerinizin, markalarınızın ve rakiplerinizin basında nasıl yer aldığını düzenli olarak izleme işidir. İyi kurulmuş bir basın takibi beş parçadan oluşur: takip listesi, kaynak seçimi, uyarı, bülten ve rapor. Bu yazı her parçayı sırayla anlatır.

Takip listesi nasıl kurulur?

Her şey takip listesiyle başlar. Listedeki her ad, sisteme verilmiş bir izleme talimatıdır. Listeyi dört gruba ayırın.

1. Kurum: tescilli unvan, kısa ad, kamuoyunda bilinen ad ve yazım farkları.
2. Yönetim: yönetim kurulu, genel müdür ve sözcü olarak konuşan kişilerin ad ve soyadları.
3. Marka ve ürün: alt markalar, ürün adları, kampanya ve proje adları.
4. Rakip ve konu: doğrudan rakipler ile sektörünüzü ilgilendiren birkaç temel konu.

Liste kurarken iki tuzağa dikkat edin. Birincisi, aynı adı taşıyan başkalarıdır. Kurum adınız bir şehir, bir kişi ya da başka bir şirketle aynı olabilir. Bu durumda gelen haberlerden alakasız olanları işaretleyin; iyi bir sistem o kaynağı ya da bağlamı bir daha getirmez. İkincisi, listenin eskimesidir. Yeni çıkan ürün ya da göreve gelen yönetici listeye girmezse onlarla ilgili haberleri hiç görmezsiniz. Listeyi her çeyrekte gözden geçirin.

Hangi kaynaklar seçilmeli?

Paydaşlarınız tek bir yerde değildir. Kaynak haritanız dört türü kapsamalıdır.

• Haber siteleri: ulusal portaller, sektör yayınları ve yerel haber siteleri.
• TV ve radyo: haber bültenleri ve tartışma programları. Yayın yazıya dökülmezse içinde adınızın geçip geçmediğini bilemezsiniz.
• Basılı gazete: sabah baskıları. Gazete sayfasında geçen ad, internet sitesinde hiç görünmeyebilir.
• Sosyal ağlar: tüketici tepkileri ve ilk kriz işaretleri. Sosyal ağ içerikleri basın sayısına karıştırılmaz; ayrı sayılır (ayrıntısı için Sosyal medya takibi basın takibinden neden ayrı sayılır? yazısına bakın).

Yerel basını atlamayın. Bölgesel bir sorun, ulusal kaynaklara ulaşmadan önce yerel gazete ve sitede yer alır. Türkiye genelinde faaliyet gösteren bir kurum için 81 ilin tamamı izlenmelidir.

Basın takibinin dört çıktısı nedir?

Takip sonunda dört farklı çıktı üretilir. Her biri başka bir ihtiyaca cevap verir.

Uyarı nasıl ayarlanır?

Her haberi anında bildirmek ekibi yorar. Bir süre sonra kimse uyarılara bakmaz. Bu yüzden uyarıyı önceliklendirin.

Uyarı yalnızca kritik haberler için kurulur: adli vaka, boykot çağrısı, yönetimi hedef alan iddia, ürün güvenliği haberi. Gündemin geri kalanı bültene bırakılır. Uyarıda haberin kaynağı, saati, adınızın geçtiği cümle ve varsa kesit bulunmalıdır. Böylece okuyan kişi bağlantıya tıklamadan haberin ciddiyetini anlar.

Uyarının hangi kanaldan geleceğini de belirleyin. WhatsApp, Telegram ve e-posta uygun kanallardır. Alıcıları baştan yazın: kim, hangi gece ya da hafta sonu uyarı alacak? Bu liste belli değilse uyarı kimseye ulaşmaz.

Sabah bülteni nasıl hazırlanır?

Bülten, güne başlarken tüm gündemi tek mesajda görmenizi sağlar. Yönetimin ilk toplantısına hazırlıklı girmesi için bülten 07:00'de elde olmalıdır. Hazırlarken üç kurala uyun.

• Zamanlama: gece basılan gazeteler ve sabahın erken saatlerindeki haberler 07:00'den önce taranmış olmalıdır.
• Tekilleştirme: ajans metninden çıkan onlarca kopya tek haberde birleşmelidir. Yönetici aynı metni on kez değil, bir kez ve kaç kaynakta yer aldığıyla birlikte görmelidir.
• Sıralama: önce kurumunuzla ilgili haberler, sonra rakip ve sektör, en sonda genel gündem gelsin.

Bülten kısa olmalıdır. Uzun bülten okunmaz. Gün içinde okunmayan bülten yöneticinin alışkanlığından da çıkar.

Rapor neleri göstermelidir?

Günlük takip bir kayıttır, rapor ise bunun yorumudur. Aylık PDF raporu yönetime sunacağınız belgeye dönüştürmek için şunları ekleyin.

• Sayı ve dağılım: haber sayısı ve kaynak türüne göre dağılım. Kopyalar tek haber sayılmalıdır.
• Ton: olumlu, olumsuz ve nötr haberlerin dağılımı.
• Öne çıkanlar: ayın en çok yayılan ya da en önemli haberleri.
• Sözcü görünürlüğü: kurum temsilcilerinin yer aldığı röportaj ve demeçler.
• Rakip karşılaştırması: takip listesindeki rakiplerin aynı dönemdeki yeri.

Raporu her ay aynı biçimde hazırlayın. Yönetim dönemleri karşılaştırabilsin diye başlıklar değişmemelidir.

Basın takibinde en sık hangi hatalar yapılır?

Üç hata öne çıkar.

1. Listeyi güncellememek. Yeni ürün, yeni yönetici ve yeni rakip listeye girmediği için haberleri görünmez kalır.
2. Yerel basını atlamak. Yalnızca ulusal kaynaklara bakan ekip, yereldeki riski geç fark eder.
3. Kopyaları ayıklamamak. Aynı metin onlarca kez sayıldığında rapor şişer ve gerçek görünürlük anlaşılmaz.

Ekipte sorumluluk nasıl dağıtılır?

Araç ne kadar iyi olursa olsun, haberi okuyup karar verecek kişi belli olmalıdır. Üç rol yeterlidir.

• Takip sahibi: listeyi güncel tutar, alakasız haberleri ayıklar.
• Uyarı sorumlusu: gece ve hafta sonu dahil uyarıyı kimin alacağını, ulaşılamazsa kimin devralacağını belirler.
• Rapor sahibi: aylık raporu hazırlar ve yönetime sunar.

Küçük bir ekipte üç rol aynı kişide toplanabilir; önemli olan rolün yazılı olmasıdır. Rol yazılı değilse uyarı gelir ama kimse harekete geçmez.

MTS'de nasıl çalışır?

MTS (Medya Takip Sistemi) bu yazıdaki adımları tek sistemde yürütür: takibi tanımlarsınız, haber siteleri, 81 ilin yerel basını, sabah gazeteleri ve sosyal ağlar izlenir, kopyalar tek haberde birleşir; gazetede gazete adı, sayfa, haber küpürü ve kısa alıntı verilir. Uyarı dakikalar içinde, bülten her sabah 07:00'de, rapor ay sonunda PDF olarak gelir. TV ve radyo takibi ek hizmettir; teklifle eklenir. Kurumsal ekipler için ayrıntılar Kurumlar için sayfasında; kendi adınızla denemek için Son 7 günü göster düğmesi yeterli.